Dzień dobry,

Jesteśmy Najemcą kilkuset tysięcy nieruchomości: działek, budynków wielorodzinnych, lokali, na których wybudowana jest infrastruktura telekom. Poszukujemy Systemu do ewidencji dokumentów związanych z zarządzania nieruchomościami w tym umów, aneksów, pism itp. System powinien dawać możliwość gromadzenia informacji wynikających przede wszystkim z umów najmu/dzierżawy i decyzji/pozwoleń urzędowych nadających prawo do dysponowania nieruchomością; dawać możliwość aktywnego zarządzania tymi dokumentami (czasy obowiązywania, płatności, waloryzacje, zabezpieczenia, inne prawa i obowiązki, aneksy i porozumienia); oraz ewidencjonowania i zarządzania systemami i urządzeniami zainstalowanymi w nieruchomościach (alarmy, klimatyzacje, ppoż, agregaty, UPS) w zakresie harmonogramów przeglądów, serwisów, remontów. Potrzebny jest inteligentny system, z aktywnymi komórkami, którym można nadać funkcjonalności, który przejmie za nas pewne działania, będzie wydawał komunikaty. Ma do minimum ograniczyć możliwość wprowadzania danych „z wolnej ręki w pola tekstowe” lecz maksymalnie tworzyć szablony, podpowiedzi i wzorce, aby ograniczyć różnorodność danych a także OCR’ować dokumenty – sczytywać pewne dane i umieszczać je od razu w dedykowanych polach. Musi jednocześnie zapewnić bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz dawać zaawansowaną możliwość tworzenia raportów. Powinna też istnieć możliwość łatwej dalszej modyfikacji i rozbudowy systemu między innymi w związku z ciągle zmieniającymi się przepisami prawa, regulacjami, koniecznościami gromadzenia dodatkowych danych czy przygotowywania kolejnych raportów. 

1. Informacje ogólne

Nazwa projektu: System Zarządzania Nieruchomościami

Cel projektu: Wdrożenie systemu wspierającego zarządzanie nieruchomościami, umowami, decyzjami administracyjnymi, systemami technicznymi oraz generowanie raportów i zarządzanie danymi w sposób bezpieczny, intuicyjny oraz w pełni zgodny z bieżącymi regulacjami prawnymi. System powinien wspierać rozwój organizacji, umożliwiając elastyczne dostosowanie do zmieniających się potrzeb biznesowych oraz technologicznych.

2. Zakres projektu

Prosimy o przedstawienie oferty na dostarczenie oraz wdrożenie kompleksowego systemu informatycznego zgodnego z poniższymi wymaganiami funkcjonalnymi i niefunkcjonalnymi. Oferta powinna uwzględniać wszystkie koszty, w tym licencje, utrzymanie i szkolenia użytkowników końcowych. Dodatkowo wymagamy przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej w celu szczegółowego zdefiniowania wymagań specyficznych dla naszej organizacji.

Dodatkowe istotne informacje : 

·         Zakłada się możliwość logowania do system za pomocą kont AD.

·         Zakładana liczba użytkowników systemu: 70.

·         Mile widziana funkcjonalność generowania raportów systemowych ale zakłada się, że raporty będą generowane z hurtowni danych Fiberhost.

·         Zakłada się, że w momencie wdrożenia system zostanie jednorazowo zasilony danymi odnośnie istniejących umów oraz załączników (pliki w formacie pdf, zdjęcia np. w jpg).

3. Wymagania funkcjonalne

Priorytet 1 (Musi być):

1. Obsługa umów i decyzji:
   • Ewidencja umów najmu/dzierżawy i decyzji administracyjnych zgód, służebności i innych dokumentów stanowiących o prawie do dysponowania nieruchomością.
   • Zarządzanie czasami obowiązywania, płatnościami, zabezpieczeniami, prawami i obowiązkami, aneksami.
   • System powinien umożliwiać wysyłanie automatycznych powiadomień o terminach ważności dokumentów.
   • Import do systemu dużą ilość danych znajdujących się obecnie w różnego typu plikach excel.
2. Zarządzanie systemami technicznymi:
   • Harmonogramy przeglądów, serwisów i remontów (np. klimatyzacje, UPS).
   • Automatyczne generowanie przypomnień dla działów technicznych w przypadku zbliżających się terminów.
3. Intuicyjność i elastyczność:
   • Intuicyjny interfejs użytkownika dostosowany do potrzeb użytkowników o różnym poziomie zaawansowania technicznego.
   • Łatwość modyfikacji i rozbudowy systemu, uwzględniająca dostosowanie do nowych regulacji.
4. Automatyzacja wprowadzania danych:
   • Tworzenie szablonów dokumentów.
   • Obsługa OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) do automatycznego wypełniania danych na podstawie skanów.
   • Walidacja wprowadzanych danych z wyraźnymi komunikatami błędów.
5. Bezpieczeństwo:
   • Zarządzanie uprawnieniami użytkowników (użytkownik, supervisor, administrator, podgląd).
   • Historia zmian i wersjonowanie danych.
   • Codzienny backup danych oraz możliwość przywracania danych z każdego dnia.
6. Raportowanie:
   • Tworzenie raportów i eksport danych (np. Excel).
   • Zaawansowane wyszukiwanie z możliwością definiowania wielu kryteriów.
   • Opcja automatycznego generowania raportów cyklicznych.
7. Obsługa danych nieruchomości:
   • Katalogowanie obiektów według numeru ewidencyjnego.
   • Umożliwienie wprowadzenia pełnych danych historycznych.
8. Dwustopniowa edycja danych:
   • Wprowadzenie danych przez użytkownika.
   • Akceptacja przez supervisorów przed zatwierdzeniem.
   • Funkcjonalność cofania zmian do wcześniejszego stanu w przypadku błędów.
9. Inne kluczowe funkcjonalności:
   • Obsługa walidacji danych.
   • Powiadomienia o terminach (np. przeglądy techniczne).
   • Integracja z systemami zewnętrznymi, takimi jak systemy księgowe czy narzędzia do zarządzania projektami.

Priorytet 2 (Powinno być):

1. Aplikacja mobilna:
   • Wersje na Android.
   • Funkcja buforowania zdjęć przy braku łączności.
2. Dashboard:
   • Wizualizacja postępów w przeglądach i serwisach.
3. Planowanie działań:
   • Harmonogramy remontów, inwestycji i serwisów.
   • Automatyczne przypomnienia dla zespołów technicznych.
4. Zakładka kontroli obiektów:
   • Checklisty z szablonów definiowanych przez administratora.
   • Wprowadzenie wyników przeglądów w formie tabelarycznej oraz graficznej.

Priorytet 3 (Może być):

1. Automatyczne generowanie raportów:
   • Zestawienia zużyć, faktur, rozliczeń Energii elektrycznej.
   • Opcja symulacji kosztów na podstawie danych historycznych – dotyczy energii elektrycznej.
2. Podgląd na mapie:
   • Interaktywne mapy lokalizacji nieruchomości (np. Google Maps API).
   • Wizualizacja problematycznych lokalizacji z automatycznymi alertami.

4. Wymagania niefunkcjonalne

1. System powinien być skalowalny i umożliwiać rozbudowę.
2. Powinny istnieć środowiska testowe i produkcyjne.
3. Dokumentacja zgodna z załącznikiem 1.
4. Utrzymanie systemu zgodnie z SLA (8:00-16:00).
5. Minimalne obciążenie infrastruktury podczas pracy systemu, zapewniające płynność działania nawet przy dużej liczbie aktywnych użytkowników.

5. Wymagania dotyczące oferty

Prosimy o dostarczenie oferty zawierającej:

1. Opis proponowanego systemu i technologii.
2. Harmonogram wdrożenia.
3. Kosztorys (wdrożenie, licencje, utrzymanie, import danych).
4. Referencje z podobnych projektów.
5. Propozycję wsparcia posprzedażowego oraz szkolenia dla użytkowników końcowych.